2.2 Projekt-Kosten, -Controlling, -Finanzen

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Unterstützung der Planung und mitlaufende Verfolgung von Projektkosten und finanziellen Grössen im Projekt.

Einführung

Wie bereits dargelegt, reicht die Bedeutung des Kostenmanagement in Projekten von unbedeutend bis existenziell. Das ist bei den nachfolgenden Aussagen zu berücksichtigen.
Ein halbwegs professionelles Management der Projektkosten lässt sich nur in Verbindung mit dem betrieblichen Finanz- und Rechnungswesen erreichen. Der Bau des Automobilwerkes in Bulgarien wird hohe Investitionen erfordern, die sich nicht nur im Projekt, sondern auch in der Kreditorenbuchhaltung und in der übergeordneten Investitionsplanung niederschlägt. Und die Planung und Lieferung der Schaltanlage für das Kraftwerk wird zu Rechnungen an den Kunden führen, die über die Debitorenbuchhaltung zu verfolgen sind.

PM-Tools die falsche Wahl

Die Verwendung klassischer Projektmanagement-Software kann für ein professionelles Kostenmanagement ausgeschlossen werden. Das liegt nicht nur an den Grenzen dieser Programme, sondern viel mehr an den unterschiedlichen Grundbedürfnissen an die Ablauf- und Terminplanung einerseits und das Kostenmanagement andererseits. Während Erstere auf Flexibilität angewiesen ist (z.B. die Streichung, Ergänzung oder Splittung von Vorgängen im Plan), benötigt Letztere ein straffes, buchhalterisches Regime und fordert Sicherheit und Starrheit. Ausserdem ist die Projektstrukturierung für den Zweck der Terminplanung sehr häufig nicht identisch mit jener für die Kostenplanung. So werden beispielsweise bei der Kunstausstellung die externen Transportkosten für die Kunstwerke als eine Position kalkuliert, in der Ablaufplanung hingegen sind zwei Aktivitäten – der Transport hin und wieder zurück – einzuplanen.

Restaufwand / Restkosten

Zentral für ein mitlaufendes Projektkosten-Management ist die Möglichkeit, Restaufwand- und Restkostenschätzungen zu erfassen. Nur über die Summe bereits aufgelaufener und noch verbleibender Aufwände bzw. Kosten sind realistische Aussagen über die zu erwartenden Gesamtkosten zu erreichen. Die Erfassung des Fortschritts über die Prozentangabe oder gar die reine Ermittlung der im Budget noch verbleibenden Kosten führt ins Abseits. Tools, die hier die pauschale Erfassung von Plan- und Ist-Aufwänden ohne Differenzierung nach Perioden anbieten, müssen in die Kategorie der Spielzeuge eingeordnet werden.

Finanzfunktionen

Je nach Art und Dimension der Projekte sind Finanzfunktionen von Interesse. Wo es um die Investitionsplanung, die Planung der erforderlichen liquiden Mittel oder um Zahlungspläne geht, reicht die reine Verwaltung der Projektkosten nicht mehr aus. Bei Kundenprojekten wird dann noch Funktionalität in den Bereichen Fakturierung, Zahlungsmanagement bis hin zur Verarbeitung verschiedener Währungen gefordert. Ausser den Finanz- und Rechnungswesen-Applikationen kommt für diesen Bereich neben der Tabellenkalkulation auch ganz spezifische Software zum Einsatz.