2.1 Ablauf- und Terminplanung

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Einsatz von Projektmanagement-Software für die Abbildung von Projektprozessen / Netzplänen, Balkendiagrammen und Terminlisten.

Einführung

Marktgängige Tools für das Projektmanagement bieten eine grosse Palette an Funktionen an. Neben der Ablauf- und Terminplanung zählen dazu in aller Regel auch die Planung und Verfolgung der Projektkosten sowie die Ressourcenplanung (Einsatzmittel-Management), Letztere auch in der Mehrprojektumgebung. In der Praxis beschränkt sich der tatsächliche Einsatz dieser Werkzeuge allerdings meist auf die Terminplanung mit der dazu hinterlegten Netzplantechnik. Die Gründe dafür liegen nicht primär in der Technik, sondern, wie in E 1.3 gezeigt, im organisatorischen Bereich.

Sogar die Detailplanung einzelner Arbeitspakete durch Teilprojektleiter oder Projektmitarbeiter – meist mittels einfacher Termin- oder Pendenzenlisten – findet technisch in der Regel losgelöst von der Planung durch den Projektleiter statt. Die Integration der beiden Planungsstufen führt zum Verlust der Flexibilität und birgt das Risiko von Manipulationsfehlern.

Heutiges Angebot

Beim Ablauf- und Terminmanagement ist die Mehrzahl der heute angebotenen Projektmanagement-Werkzeuge sehr stark. Netzpläne in allen Variationen und mit allen Regeln der Netzplantechnik, Balkendiagramme à la carte, selbstgenerierte Tabellen und Listen, selektive Reports bis hin zu makrogesteuerten Planungs- und Kontroll-Prozessen werden angeboten. Und mit jeder neuen Programmversion wächst die Palette an Möglichkeiten weiter. Meist stellt sich in der Praxis jedoch heraus, dass diese Vielfalt den Anwender überfordert und zu Frustration und Ablehnung führt.

Scheurings Weg

Gerade im Bereich der Terminplanung sind einfache Instrumente zu wählen. Wird etwa der De-facto-Standard Microsoft Project in der Grundversion eingesetzt, sind die meisten Projektleiter durch die Überfülle an Funktionen überfordert. Nicht nur das: Einige Features, so etwa im Bereich der Ressourcenplanung, sind auch gefährlich und können zu Fehlplanungen führen. Beim Kauf von Tools dieser Art sollte deshalb mehr als nur die Verpackung entfernt werden. Wichtig ist hier eine radikale Fokussierung auf das Wesentliche. Die Organisation sollte den Projektleitern eine Version zur Verfügung stellen, die das anbietet, was in der Praxis auch wirklich benötigt wird. Alles andere ist zu verbannen. AddOns, wie sie der Verfasser während langer Jahre angeboten hatte, sind hier ein Weg, die Anpassung durch eine zentrale Stelle der Organisation ein anderer.

Die Mehrzahl der Testberichte zu den PM-Werkzeugen ignoriert diese Zusammenhänge und bewertet undifferenziert den ganzen Funktionenkalalog. Daraus resultieren leider völlig verzerrte Testresultate. Der potenzielle Anwender lässt dann möglicherweise die Finger von einem für ihn passenden Tool, nur weil im Testbericht die später ohnehin nie eingesetzten Finanzfunktionen des Paketes bemängelt wurden …