4.6 Controlling des Projektportfolios

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Das Controlling des Projektportfolios hat nicht das einzelne Projekt, sondern die Gesamtheit der Projekte im Blickfeld. Controlling beschränkt sich dabei nicht auf die finanziellen Aspekte, es umfasst ebenso die terminlichen und inhaltlichen Aspekte. Zum Unternehmens-Controlling bestehen Schnittstellen, vor allem im Bereich der Kostenträgerrechnung und der Investitionsplanung.

Die Projektliste

Eine vollständige Projektliste ist der erste Schritt hin zum Controlling des Projektportfolios. Für ein umfassenderes Controlling werden von den einzelnen Projekten folgende Daten und Kennzahlen benötigt:

  • Projektidentifikation und Kurzbeschreibung
  • Projektklassifikation (massgebend u.a. für die Art des Reportings)
  • wichtigste Beteiligte: Auftraggeber/Kunde, Projektleiter
  • Start-/Endtermin und wichtigste Meilensteine
  • Status/Kurzbeurteilung (z.B. im Plan, gefährdet, kritisch)
  • Aufwände und Kosten (Planwerte, Ist-Werte, voraussichtliche Restwerte, Erwartungswerte /Prognose, Abweichungen)
  • Projektwirtschaftlichkeit und -nutzen (wie z.B. Pay Back Zeit, erwartete Er-träge, strategischer Beitrag etc. und deren Veränderung)
  • Link zu weiteren Informationen (z.B. Projektauftrag, Risikoanalyse etc.)

Erweitertes Controlling

Teil des Controlling ist auch die Darstellung der konsolidierten Belastungssituation aus der Multiprojekt-Ressourcenplanung. Daneben können konsolidierte Werte über alle Projekte auch bezüglich der Kosten von Interesse sein: Aus der Summe der Investitionen aus allen Projekten lässt sich der für definierte Perioden resultierende Bedarf an Finanzmitteln ermitteln.

Die Aufgabe eines Projektportfolio-Management-Tools ist es, diese Daten übersichtlich darzustellen. Die folgende Abbildung zeigt eine solche Auswertung.


Abb. D 4.9 Projektportfolio einer Entwicklungsabteilung

Download D 4.9.xls
(geplant mit Projektportfolio-Management-System resSolution)

Analyse und Steuerung

Entsteht aufgrund der Analyse des Projektportfolios Handlungsbedarf, sind folgende Massnahmen denkbar:

  • Projektziele werden angepasst
  • Einzelne Projekte werden verzögert oder beschleunigt
  • Zusätzliche Mittel und Ressourcen werden zur Verfügung gestellt
  • Projekte werden zu Gunsten anderer Projekte abgebrochen

Diese Massnahmen werden in den Sitzungen des Projektportfolio-Boards beschlossen. Diese Sitzungen finden periodisch, beispielsweise vierteljährlich, statt. Die Abbildung D 4.10 zeigt eine mögliche Struktur dieser Sitzung.


Abb. D 4.10 Sitzung des Projektportfolio-Boards

Download D 4.10.doc

Schliesslich gehört zum Controlling des Projektportfolios die Auswertung der Daten über alle Projekte zum Zweck der Optimierung künftiger Projekte.